MAIL MERGE

MAIL MERGE

अगर मान लीजिये आपने रात भर जागकर कोई काम किया, जिसमें 3-4 पेज की Calculation भी की लेकिन जब क्रासचैक किया जो Calculation सही नहीं निकली। तो आपको दोबारा से फिर वही सब करना पडेगा, जो आपको बहुत भारी लग सकता है, लेकिन अगर ऐसा तीसरी बार करना पडें तो ............ शायद आप उस काम से तौबा कर लेगें, लेकिन Excel की मदद से आप उसी काम को बहुत आसानी से और बहुत ही कम समय में कर सकते हो

Microsoft Excel की विशिष्‍टतायें

यह बहुत ही सरल और तेज है, टेबल कार्य के लिये पहले से ही सैल बने होते हैं, और आप इसमें कितना भी लम्‍बा चौडा हिसाब किताब एक ही पेज पर बना सकते हो, इसलिये प्रोफेशनल काम के लिये ज्‍यादातर लोग एक्‍सल का प्रयोग करते हैं, साथ ही एक बार कोई भी फार्मूला भरने पर वह सेव हो जाता है, और बार बार आप उसका प्रयोग एक कैल्‍यूलेटर की तरह कर सकते हो, लेकिन यह कैल्‍यूलेटर आपके द्वारा बनाया गया होगा, यानी एक तरह से आप के दिये गये निर्देशन में काम करेगा, जिससे आपका काम और भी सरल हो जायेगा।

कैसे सीखें -

https://youtu.be/g6fa1LaLHbM

सबसे पहले excel ओपन कीजिये और उसमें नाम और पते की एक टेबल तैयार कीजिये कुछ इस तरह आप देख रहे होगें कि यह लिस्‍ट हिन्‍दी में बनाई गयी है लेकिन यदि आप चाहें तो इंगलिश में भी बना सकते हैं, लेकिन याद रहे कि लिस्‍ट का हैडर यानी टॉप रॉ इंगलिश में ही होने चाहिये वह क्‍यों यह आपको आगे बताया जायेगा, हमने यहॉ केवल नाम और पता लिया है लेकिन आप जितने चाहें उनते कॉलम बढा सकते हैं और लिस्‍ट को कितना भी लम्‍बा कर सकते हैं। लिस्‍ट बनाने के बाद इसे कम्‍प्‍यूटर की किसी ड्राइव या डेस्‍कटॉप पर सेव कर लीजिये। 

अब बारी आती है दूसरे भाग की 

अब word ओपन कीजिये और उसमें एक लैटर तैयार कीजिये, जैसे हमने पहले भाग में तैयार किया था और उन जगहों को खाली छोड दीजिये जहॉ आपको नाम और पता चाहिये कुछ इस तरह - 

सेवा में 

        ........व्‍यक्ति का नाम.........

        ........व्‍यक्ति का पता............

महोदय,

           अवगत कराना है कि दिनांक 31-10-2012 को मेरे पुत्र का विवाह समारोह है, आप सादर आमंञित हैं। 

 3.      लैटर तैयार करने के बाद इसे भी कम्‍प्‍यूटर में सेव कर लीजिये -

4.    अब वर्ड की Mailings टैब पर क्लिक कीजिये और Select Recipients >> Use Existing list पर क्लिक कीजिये और आपने excel में जो List तैयार कर सेव की थी ओपन कीजिये -    

7.      

Use Existing list पर क्लिक करते ही यह विण्‍डो ओपन हो जायेगी, यहॉ आपको टेबल स‍लैक्‍ट करनी है, चूंकि हमने excel Sheet 1 पर लिस्‍ट बनाई थी इसलिये हम यहॉ Sheet 1 को माउस से सलैक्‍ट करेगे

और नीचे दिये गये आप्‍शन First rao of data contains coumn headers पर टिक कर दीजिये। यह लिस्‍ट मेल मर्ज के लिये तैयार हो जायेगी।

इसके बाद अपने लैटर में जहॉ आपको नाम लिखना है वहॉ अपना कर्सर ले जाइये और Insert merge field में जाकर name पर क्लिक कर दीजिये आपके लैटर में <>  field आ जायेगा, यहॉ जो neme_ और <> हमें इंगलिश में दिखाई दे रहें है वह इसलिये क्‍योंकि हमने excel में अपनी टॉप रॉ को इंगलिश में बनाया था, अगर उसे भी हम हिन्‍दी में लिखते तो आप से यहॉ पढ नहीं पाते।

अब <>  की तरह ही <> field को भी  Insert कराईय

11.  > और <> field Insert करने के बाद बस Preview Results पर क्लिक कीजिये और देखिये क्‍या होता है, आपके सभी पते यहॉ उसी स्‍थान पर आ जायेगें, जिस स्‍थान पर आपने <> और <> field Insert कराये थे

दिये गये बटनों का स्‍तेमाल कर आप रिकार्ड को आगे और पीछे बढा कर देख सकते हैं, 

अब बात आती है कि इनका प्रिन्‍ट कैसे निकाला जाये, तो बस कुछ नहीं करना है कीबोर्ड से Alt+Shift+M दबाईये, जिससे merge to printer आप्‍शन आ जायेगा, अगर आपको सभी रिकार्ड का प्रिन्‍ट निकालना है तो All पर टिक कर दीजिये, यदि स्‍क्रीन पर दिखाई देने वाले रिकार्ड का प्रिन्‍ट निकालना है तो Current record पर टिक कर दीजिये, और अगर आपको कोई खास रेन्‍ज में रिकार्ड प्रिन्‍ट करना है जो आप चाहते है कि 100 में से लेबल 1 से 15 तक प्रिन्‍ट करना है तो From में 1 और To में 15 टाइप कर दीजिये और ओ0के0 कर दीजिये। आपके सभी रिकार्ड का प्रिन्‍ट mail merge के माध्‍यम से हो जायेगा।